第一章    总则

第一条  依照国务院发布的《公文处理办法》（国发[2000]23号）结合商会的实际情况，特制定本办法。

第二条  商会公文是贯彻党和国家的方针、政策，传达实施政策和规章，请示问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条  商会秘书处是商会公文处理的管理部门，设立专门岗位和专职人员负责公文的处理工作。

第四条  公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条  公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第六条  在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第七条  商会领导要高度重视公文处理工作，遵守本办法并加强对公文处理工作的领导和检查。

第二章    公文文种和类别

第八条  商会公文文种主要包括：

（一）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩有关人员。

（二）通告

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（三）通知

适用于传达要求办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部；发布规范性文件；转发上级机关和不相隶属机关的公文。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达情况。

（五）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。

（六）请示

适用于向上级机关请求指示，批准。

（七）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）函（复函）

适用于不相隶属的机构之间相互商洽工作、询问和答复问题；向平级主管部门请求批准和答复审批事宜。

（九）会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第九条  商会公文的类别主要包括

（一）商会发文

商会发文主要有湘粤商、湘粤商秘等公文字号。

（二）秘书处发文

秘书处发文是商会发文的补充形式。可采用非正式公文或便笺式，加盖发文单位的印章。

（三）其他发文

第三章    公文的格式

第十条  商会公文的格式一般包括以下内容：发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送机关、内部发送、印发机关和印发日期等。

（一）发文机关标识。标明公文制发机关的字样。应当使用发文机关全称或规范化简称。联合行文时，主办机关排列在前。

（二）发文字号。公文字号一般包括机关代字、年份、顺序号、联合发文，只标明主办机关发文字号。

商会发文由秘书处统一编号，原则上只编一个公文类别字号。

（三）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当注明联系人的姓名和电话。

（四）标题。公文标题一般由相关介词“关于”、“对”，内容摘要，文种词三部分构成。公文标题应准确、简炼地概括公文的主要内容，正确规范公文种类；一般不用标点符号，但标题中的法规、规章名称要加书名号。

（五）阅知范围。公文的阅知范围包括主送机关，抄送机关和内部发送单位。

1．主送机关是公文的主要受理对象，即需按照公文内容答复事项、办理工作的单位，应使用全称或规范化的简称、统称。

2．抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他单位，主送机关的相关领导或管理机关，应使用全称或规范化简称、统称。

3．公文有两个以上的主送机关或抄送机关时，主送机关或抄送机关应按级别高低或与公文内容联系的紧密程度顺序排列。

4．内部发送单位为公文制发机关的内部需要了解公文内容的单位。

（六）附件。公文的附件是随公文正文发出的文字材料及表格。公文如有附件，应依次注明附件顺序和名称。

（七）印章。公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

（八）成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

（九）主题词。主题词是用于文献的分类和检索的标识符号。公文主题词由表现公文内容归属、主题内容的词或词组和表现公文形式特点的词或词组构成。

标引公文主题词，书写形式应与词表中的词形相一致。标引公文主题词要按照“先内容后形式”的顺序排列词目。每一公文标引主题词的数量一般不超过5个词或词组。

（十）文字从左到右横写、横排。

第十一条  公文中各组成部分的标识，按照《公文格式》执行。

第十二条  公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章    行文规则

第十三条  行文应当确有必要，注重效用。行文关系要正确，行文规格要恰当，并遵循“明来明复，密来密复”的原则。

第十四条  公文的行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文，因特殊情况确需越级行文时，应同时抄送被越过的上级机关。

第十五条  “请示”应当一事一文；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式抄送下级机关。“报告”中不得夹带请示事项。

第十六条  除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以部门名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。确需报送的，应附有关领导交办批示。

第十七条  向下级机关的重要行文，应当同时抄送行文单位的上级机关。

第十八条  受双重领导的机关向其中一个上级机关行文时，应同时抄送另一级机关；上级机关向受双重领导的下级机关行文，应同时抄送其另一上级机关。

第十九条  除秘书处外，商会内部各部门不得对外正式行文。

第二十条  商会内部各部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

第二十一条  联合行文

（一）商会可以与同级政府部门、人民社团和行使行政职能的事业单位联合行文。

（二）商会内部各部门，不能同其他国家行政机关或部门的内部机构联合行文。

（三）商会内部各部门之间不得联合行文。

第二十二条  属于商会职权范围内的事务，一般应由商会自行发文；如涉及其他部门职权的，可与其他部门联合行文。对须经政府审批的事项，经政府同意也可由商会自行发文，但文中应注明经政府同意。

第二十三条  转发文件

转发省委、省政府的文件或同级机关和不相隶属机关的文件，可以用湘粤商等文种转发，如果没有新的要求和工作部署，一般以翻印形式转发。

第二十四条  以商会名义印发规范性文件的行文

第五章    发文办理

第二十五条  发文办理程序包括拟稿、会签、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等。

第二十六条  公文拟稿要求

（一）公文的内容要符合国家的法律、法规及其他有关规定，拟稿人应主动查询有关法律法规。查阅过去办理的相关文件，做好衔接。如果出新的政策、规定等，要切实可行并同时在所写签报加以说明。

（二）办理公文时必须附相应的办文依据。依据对方单位来文办理的公文。应附对方单位来文、秘书处文件处理单及以前办理的相关文件等；根据领导批示或签报办理的公文，应附有关会议纪要；因工作需要主动办理的公文，应附签报说明发文原因及有关情况。

（三）拟写公文应做到情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（四）公文的文种应当根据行文目的，发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（五）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因。

（六）要求上级机关批转公文的请示，应代批转公文的上级机关拟写批转文稿。

（七）人名、地点、数字、日期、引文要准确、规范。

1．引用公文应当先引用标题，后引发文字号、也可以只引用发文号或标题。引用公文一般应原文引用，引用的原文部分应标注引号；不便原文引用的，必须准确引用原意，不标注引号。

2．公文中，同一人员、机构、地点的称谓要前后一致。使用简称应用规范化简称，如使用非规范化简称，一般应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

3．公文中结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

4．日期应当写具体的年、月、日，尽量不用今年、明年、上月等概念。

5．公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，在具体修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

6．公文中必面使用国家法定计量单位。

（八）拟稿一律使用A4纸，并按规定用钢笔或签字笔填写发文稿纸首页各项内容。公文文稿由主办单位打印后送秘书处核稿。

第二十七条  公文的内容涉及其他部门职权范围的事项，主办单位应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门应有文中列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。

第二十八条  公文审核

公文审核实行层层负责制。要有专人对拟写的公文进行初审；商会领导要严格把关，对文稿内容、数字的真实性、准确性负责。

公文核稿的主要内容包括：

（一）是否需要行文

（二）行文的级别是否正确。

（三）是否符合党和国家的方针政策。

（四）与以前有关同一问题的发文是否衔接，有无矛盾。

（五）内容涉及其他部门的文稿，是否经过协商，会签、意见是否一致；如意见不一致，主办单位是否加以说明。

（六）是否符合公文处理程序和公文格式的规定。

（七）文字表达、标点符号是否正确。

（八）有关的附件、资料是否备齐。

（九）主题词标引是否正确。

（十）主、抄送，内部发送范围是否恰当。

（十一）发文稿纸及版面是否整洁。

公文经审核如需进一步明确政策、调整结构、会签或不需要发文等，秘书处应征求主办单位的意见，主动与主办单位协商。如不能协商一致，附由秘书处负责人审批的退还意见退还主办单位，或由秘书处向商会领导写出说明。

秘书处对文稿改动较多时，应将文稿退回主办单位誊清并送秘书处。对退回改写的公文文稿，主办单位应在3个工作日内将改好的文稿送秘书处。急件、特急件应在当日完成清稿、修改工作，并将文稿送秘书处。

第二十九条  公文的会签

（一）公文的内容涉及其他单位的业务，应办理会签，会签由主办单位负责办理。

1．商会内部会签时，会签单位应在接到会签文稿后2个工作日之内将会签后的文稿返还主办单位。急件应随到随签。经会签单位领导签字或加盖单位公章，会签意见方具有效力。

2．会签单位如对文稿有不同意见应附以说明。

3．如主办单位与会签单位对文稿内容不能协商一致，应由主办单位向商会领导写出不能采纳会签单位意见的理由，并将会签单位意见附后。

4．公文经会签后，主办单位应进行审核。如有重大改动，主办单位应将改动情况连同会签后的文稿送签发人重新阅签。

（二）由商会以外部门主办、送商会会签或签发的公文，应及时进行审核。

1．根据职责分工，先由商会内有关部门进行审核把关。有关承办单位要对来文在政策内容、文字表述、公文格式、主抄送机关等方面进行审核。文件内容涉及商会内其他单位的，要主动征求有关单位意见。承办单位拟出审核意见（签报），与发文文稿一并经秘书处报商会领导审签。对文稿内容有不同意见的，应主动与办文单位协商修改。

2．各单位审核完毕后，将审核意见及发文文稿送秘书处，由秘书处审核后送商会领导会签或签批。

第六章    收文办理

第三十条  收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、拆封、登记、分发批办、承办、催办、查办等程序。

第三十一条  收到上级机关下发或交办的公文，由秘书处在“文件处理单”上提出拟办意见，送商会领导批示后办理。

第三十二条  公文承办

承办单位收到交办公文后应及时按“文件处理单”的要求办理，并按规定填写“文件处理单”相关栏目，不得延误、推诿。特急件要随时随办；急件要在3个工作日内办完；一般件应在10个工作日内办完；办理难度大或涉及几个单位的，应在20个工作日内办完。确有困难的，应及时予以说明。

对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的，应由本部门负责人及时签署意见，退回秘书处，再由秘书处报请商会会长确定。

第三十三条  公文催办

送商会领导批示或者交有关部门办理的公文、秘书处要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。公文承办单位应按要求填写“文件处理单”，并在规定时间内向秘书处反馈承办公文的办理计划或办理结果。

外单位会签的公文，商会领导应首先签批；联合行文，应由牵头制发公文机关的领导首先签批，再送联合发文的其他机关（或部门）领导签批。

（五）领导签批后的公文，原则上应当当天或次日送文印室打印，改动较大或另有要求的除外。

第七章  公文管理

第三十四条  公文应由秘书处或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十五条  上级机关的公文，除绝密级和注明不得翻印的以外，经单位负责人或秘书处批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第三十六条  公开发布商会公文，必须经批准后发布，其同正式印发的公文具有同等效力。

第三十七条  公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第三十八条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十九条  文件应定期清理、收回和销毁

（一）文件的清理收回。商会所有收文和正式发文由秘书处负责清理、收回。

（二）文件的销毁。不具备归档存查价值的公文，经鉴别并经秘书处批准，可以销毁。

1．秘书处根据情况，不定期组织销毁，一般每季度销毁一次。

2．商会对要销毁的文件，要认真清理，绝密文件应粉碎后再装入袋内，袋口要缝紧。

3．参加文件销毁的人员要认真负责，确保销毁文件的安全，销毁秘密公文应到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中销毁绝密公文应当进行登记。

4．销毁只限于纸质文件、资料，严禁将玻璃、塑料等物品搀入文件中销毁。

第八章    附则

第四十条  公文处理中涉及电子文件的，按照有关电子公文管理规定执行。

第四十一条  本办法自印发之日起执行。